¿Qué es un cuadrante de trabajo y qué ventajas tiene para la empresa?
Un cuadrante de trabajo es un recurso que se utiliza para registrar el tiempo que un empleado está trabajando. Registraría tanto los turnos, como las vacaciones, periodos de inactividad o cualquier otro dato de interés.
El principal objetivo de los cuadrantes de trabajo es la planificación y organización por parte del departamento de RRHH para asegurarse de que todos los tramos del horario se cumplen correctamente, evitando solapamientos y errores que puedan afectar a la productividad de la empresa.
Sin embargo, desde hace algunos años también es algo que exige la ley, por lo que una buena gestión puede evitar sanciones importantes.
Administrar los horarios de trabajo en línea es una buena idea y herramientas como Papershift lo hacen posible.
¿Qué ventajas aporta un cuadrante de trabajo a una empresa?
Estas son algunas de las razones por las que una empresa necesita contar con un cuadrante de trabajo:
Priorización de procesos e incremento de la eficiencia
Dividir tareas en categorías ayuda a identificar qué tareas son más importantes y deben ser abordadas con urgencia.
Esto permite a la empresa centrarse en los objetivos a largo plazo, mientras que también atienden las tareas urgentes.
Los organizadores se podrán enfocar en las tareas más importantes por lo que se aumenta la eficiencia y se reduce el tiempo perdido en tareas menos valiosas.
Reducción del estrés
Al tener una claridad sobre qué tareas deben ser abordadas y en qué orden, se reduce la sensación de sobrecarga y estrés que puede venir con una lista interminable de tareas sin priorizar.
Los empleados siempre tendrán delimitadas las tareas y los organizadores podrán saber quién está libre para hacer una nueva asignación sin sobrecargar a aquellas personas que ya tengan muchas tareas.
Incremento de la motivación
Al ver un progreso constante en la realización de tareas importantes, se aumenta la motivación y el sentido de logro.
También se incrementa la sensación de pertenencia por parte del empleado, lo que redunda en un incremento de la productividad en la empresa.
Se facilita la toma de decisiones
El hecho de tener una visión clara de las tareas importantes y urgentes, será mucho más fácil tomar una decisión.
Al trabajar con información en tiempo real, se reduce la posibilidad de cometer errores.
Mejora la comunicación y la colaboración
La información está disponible en todo momento, por lo que se facilita la comunicación entre los empleados con los directivos y viceversa.
Además, con un cuadrante de trabajo se tiene más claro qué tareas son más importantes, consiguiendo así mejorar la colaboración y el trabajo en equipo para alcanzar los objetivos establecidos.
¿Por qué es interesante contar con un cuadrante de trabajo online?
Una herramienta online permitirá controlar el cuadrante desde cualquier parte. Es decir, un empleado podrá consultar si le toca o no trabajar en una determinada jornada, solicitar las vacaciones o subir un documento para justificar una ausencia.
Desde el departamento de RRHH tendrán una gestión más efectiva del tiempo, evitando cualquier problema relacionado.
En definitiva, un cuadrante de trabajo online puede mejorar la productividad de una empresa, además de evitar muchos errores.