Cómo asegurar la eficiencia de tu equipo en un entorno de trabajo híbrido

El Pespunte

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Fundado el 24 de noviembre de 2006 en Osuna (Sevilla).

El software como el punto de partida

Si tuviéramos que definir solo una cosa que puede ser definitiva para la eficiencia de un equipo híbrido, sin ninguna duda sería el software de gestión de proyectos. Es una herramienta moderna indispensable que ayuda a crear una estructura de trabajo que sustituya a la oficina física.

Gestionar el trabajo, asignar tareas,seguir los avances u comunicarse de forma efectiva en un entorno híbrido, es todo un reto si no cuentas con una plataforma digital. Ahora bien, estas plataformas reúnen toda la información relevante en un lugar central y ayuda con muchas operaciones como:

• Distribución de tareas, gestión de fechas y prioridades.
• Visualización de trabajo con diagramas de Gantt, tableros Kanban, calendarios, y listas.
• Gestión de tiempo y carga de trabajo en equipo.
• Comunicación directa en el contexto de tareas sin correos dispersos.
• Almacenaje y gestión de documentos y recursos.
• Automatización de operaciones como recordatorios, cambios de estado y notificaciones.

Pero hay que tener en cuenta que solo tener un software no asegura el éxito. Tiene que dedicar tiempo a desarrollar un sistema eficiente para trabajar en él. Y si lo implementas bien, podrás conseguir mejor seguimiento de trabajo, reducir fricciones operativas, mejorar la transparencia y, sobre todo, aumentar la productividad y eficiencia.

¿Y cómo implementarlo bien?

Aquí tienes algunas recomendaciones clave para sacar el máximo provecho del software de gestión de proyectos:

1. Unifica los procesos. Si decides implementar un software de gestión de proyectos, todo debe pasar por él. Nada de gestiones paralelas en chats, documentos sueltos, correos. Esto solo genera dispersión y quita el valor del software.
2. Establece un proceso claro y replicable, que incluso se pueda usar como una plantilla. Esto ahorra tiempo y permite tener coherencia, calidad y consistencia.
3. Conecta tu software con otras aplicaciones para sincronizar operaciones y hacer que el proceso sea más fluido.
4. Capacita al equipo para usar el software correctamente. Hasta el mejor software va a convertirse en algo inútil si no lo utilizas con razón.
5. Revisa periódicamente cómo funciona todo y actualiza siempre los datos para mantener el sistema vivo y útil.

Comunicación asíncrona como una tendencia

Una concepción errónea que existe es que equipos híbridos deben comunicarse como si estuvieran en la oficina. Es decir, respuestas inmediatas, reuniones constantes y disponibilidad de todos en cualquier momento. Pero no es así.

El trabajo híbrido nos ha traído una nueva tendencia que es la comunicación asíncrona. La idea principal es que el trabajo puede avanzar aunque no estén todos conectados a la vez. Más bien se trata de dejar los mensajes con la información completa y precisa y documentar todo correctamente, para que otros puedan mirarlo y responder cuando les sea posible. Esto reduce interrupciones innecesarias y mejora la concentración.

Por ejemplo, para actualizar el estado de una tarea no debería convocar una reunión. Con un mensaje bien escrito y una respuesta explícita puede ahorrar tiempo y malentendidos.

¿Y cómo implementar bien la comunicación asíncrona?

• Crea espacios específicos por proyecto o equipo para reunir todos los mensajes relevantes en un sitio donde cada uno puede responder a su tiempo.
• Ordena los mensajes en hilos para seguir el contexto sin saturar los espacios comunes.
• Evita preguntas vacías y proporciona toda la información necesaria desde el principio.
• Establece algunas reglas y prioridades claras: qué mensajes requieren respuesta inmediata y cuáles pueden esperar.

Objetivos como el combustible

Trabajar más no asegura mayor eficiencia. Trabajar con un propósito – sí. En entornos híbridos, la supervisión no es la misma que en una oficina. Hay que tener a todos motivados y orientados a resultados. ¿Y cómo lo haces? Estableciendo unos objetivos claros, visibles y medibles (en otras palabras, SMART).

Completar tareas sin entender el porqué y qué objetivos tienen, puede ser desmotivador y hacer que el empleado pierda el foco. En cambio, cuando todos entienden qué se espera y cómo su trabajo en particular contribuye al resultado final, es más probable que se comprometa y sea proactivo.

Una metodología que sigue ya mucho tiempo en tendencia es la de OKR (Objectives and Key Results). Se trata de vincular los objetivos a unos indicadores viables y verificables, y proponer así acciones concretas y evaluables para conseguirlos.

Y recuerda que establecer los objetivos es el primer paso. El segundo, y no menos importante, es seguirlos. Usualmente, se recomienda:

• Definir una frecuencia de revisiones de objetivos y resultados clave (semanal, por ejemplo).
• Ajustar prioridades y asignación de recursos continuamente a base de esas revisiones.
• Comunicar resultados en el equipo.

Reuniones con enfoque en calidad y no en cantidad

Los equipos híbridos, igual que los remotos, tienden a pasarse con las reuniones. Muchos asuntos que podrías aclarar pasando por el despacho de alguien o cruzando el pasillo, se convierten en reuniones interminables que terminan fragmentando el tiempo y la atención, y agotando la energía de todos.

La clave está en asegurar que cada reunión que organizáis aporta un valor real. Antes de mandar este link a la reunión, pregunta siempre:

• ¿Seguro que no puedo resolverlo con un mensaje o documento?
• ¿Seguro que necesito a todos esos asistentes?
• ¿Tengo una agenda clara para esta reunión?

Si ves que la reunión es indispensable, intenta al menos que sea breve, estructurada y termine con una idea clara sobre los siguientes pasos. Y recuerda que un software de gestión de proyectos, puede ser un buen repositorio y fuente de información accesible para todo el equipo híbrido para evitar reuniones innecesarias.

Autonomía + responsabilidad = eficiencia

La flexibilidad de trabajo híbrido atrae a mucha gente hoy en día,y suele aumentar la satisfacción y productividad. Sin embargo, esta misma flexibilidad requiere también responsabilidad por parte de cada miembro de equipo.

Al fin y al cabo, tener autonomía no significa hacer lo que cada uno quiera. En un entorno laboral significa que cada persona tiene la libertad para organizarse como le parezca mientras comprenda los entregables, y cumpla con los plazos y objetivos.

¿Qué puedes hacer como gerente de un equipo autónomo?

• Asignar claramente el trabajo en el equipo, definir prioridades e, idealmente, documentarlo todo en el software de gestión de proyectos que usa tu equipo híbrido.
• Hacer seguimiento peridico de trabajo de cada uno.
• Tener una rutina para solicitar ayuda o informar y solucionar bloqueos.

Esta combinación genera equipos más maduros, resilientes y ágiles, capaces de adaptarse a cambios sin perder rumbo.

Fusión correcta del mundo real con el digital

Un desafío muy común en los entornos híbridos es que se disperse la información y la documentación y se generen duplicaciones o diferencias. Para evitarlo, es mejor organizar los procesos con la idea de “remote-first”. En otras palabras, enfocarse en la colaboración remota en el diseño de todos los procesos y comunicaciones. ¿Cómo hacerlo?

• Guarda toda la información importante y documenta todas las decisiones en forma digital.
• Organiza las reuniones híbridas para que todos puedan participar.
• Reconocer el desempeño y logros sin premiar más a una forma de trabajo frente a otra.

Documentación interna como base de eficiencia

Una de las ineficiencias más frustrantes en el trabajo híbrido puede ser la dependencia constante de otras personas que impide avanzar, pero tampoco tiene una solución rápida. Si cada paso requiere una videollamada o un mensaje, y la comunicación es asíncrona, imagínate la calidad de trabajo.

Una documentación interna estructurada y organizada ayuda a cualquier persona independientemente de donde esté y qué tan ocupados están los otros miembros del equipo, a resolver dudas y seguir sin interrupciones.

Por ejemplo, pueden ser:

• Guías para procesos recurrentes y estándares.
• Tutoriales para herramientas que usa el equipo.
• Registro de información relevante para el proyecto u otras actividades.
• Plantillas para procesos y tareas repetitivas.
• FAQs (por ejemplo, como una Wiki interna).

Lo más importante es que debe ser fácil de consultar y mantenerse actualizada.

Bienestar como la base de sostenibilidad

Finalmente, en un entorno híbrido es igualmente importante considerar el bienestar de las personas. El trabajo remoto, por ejemplo, conlleva riesgos de aislamiento, la sobrecarga digital y problemas de salud mental en general.

Por eso, cuidar el bienestar del equipo es igual de importante para asegurar una productividad y alta calidad de los resultados. Como gerente, considera fomentar tiempos de descanso, establecer horarios razonables respetando el tiempo personal de cada uno. Es importante también crear espacios para la interacción, aunque sea de forma virtual.

Resumiendo: lo esencial para que tu equipo híbrido

• Usa software especializado para coordinar todo el trabajo sin perder control.
• Crea una comunicación clara y reduce interrupciones.
• Establece objetivos correctamente.
• Filtrar las reuniones por calidad y objetivo.
• Exige compromiso, pero da autonomía.
• Diseña los procesos pensando en quienes están dentro y fuera de la oficina.
• Documenta para evitar el caos
• No olvides que el híbrido también es humano.